Al giorno d’oggi, per le aziende è importante curare la comunicazione a 360 gradi, sia all’interno dell’azienda che all’esterno della stessa. Per fare ciò è necessario avere un’email aziendale e affidarsi a una suite professionale per la gestione della stessa, integrata con altri strumenti. Le soluzioni per i privati, infatti, non si adattano alle esigenze aziendali perché hanno una serie di limitazioni, come lo spazio di archiviazione, la sicurezza e la possibilità di personalizzazione.
Come scegliere una suite professionale per la posta elettronica?
Scegliere una suite professionale per la posta elettronica aziendale potrebbe non essere semplice. Diversamente da come si può pensare, infatti, sul mercato esistono una pluralità di provider che offrono servizi omogenei, il che potrebbe rendere difficile la scelta. Ad ogni modo, per poter scegliere la giusta suite professionale per la propria azienda è necessario accertarsi che abbia alcuni requisiti:
- Funzionalità complete:oltre all’email, una suite di posta elettronica efficiente deve permettere anche di scambiare messaggi in tempo reale, gestire i contatti, il calendario e di condividere i file in maniera sicura e in pochi clic;
- Sicurezza: è fondamentale trovare una suite in grado di proteggere la corrispondenza e i file inviati dai virus e dallo spam;
- Accessibilità: è importante trovare dei servizi professionali per la posta elettronica accessibili non solo da diverse postazioni pc, sia in ufficio che a casa, ma anche dai dispositivi mobili come smartphone e tablet per avere tutto a portata di mano;
- Ampio spazio d’archiviazione: ogni giorno in ambito aziendale vengono scambiate tantissime email e file, per questa ragione è fondamentale avere a disposizione uno spazio di archiviazione molto capiente;
- Adattabilità: una buona suite per la posta elettronica deve essere personalizzabile e adattabile alle esigenze del business. Per questo motivo, bisogna affidarsi a provider che consentono di modificare il dominio e controllarlo.
Perché usare una casella di posta elettronica personalizzata
Una email professionale è molto di più che una casella di posta elettronica con il dominio personalizzato. Sia che venga usata dal libero professionista che dall’imprenditore, l’email professionale rappresenta un ottimo strumento per creare una sorta di senso di appartenenzaall’azienda, suscitare nei terzi una sensazione di affidabilità del brand e diventare così maggiormente riconoscibili anche durante le conversazioni.
Oltre alla possibilità di avere un dominio personalizzato, poi, in genere le suite professionali offrono anche pratici tool finalizzati a semplificare la gestione aziendale. Si pensi ad esempio alla tecnologia end to end,capace di garantire al massimo la riservatezza delle conversazioni, oppure, il filtro antispam capace di filtrare in tutta autonomia tutte quelle email che potrebbero rivelarsi come inutili o addirittura dannose per gli interessi del professionista o dell’azienda in generale.
Tutto ciò rende le email professionali utili non solo per le organizzazioni di piccole dimensioni ma anche, e soprattutto, per quelle organizzazioni di medie e grandi dimensioni, sia pubbliche che private. La loro funzione, infatti, oltre a migliorare la comunicazione con i terzi, è quella di migliorare l’efficienza dell’organizzazione e la rende a tutti gli effetti uno strumento utile per la totalità delle aziende.
